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Come Comunicare Nel Team In Modo Efficiente

Negli ultimi tempi le discussioni del tuo team sono diventate oltremodo confusionarie.

Molti dei colleghi lavorano da remoto aumentando il bisogno di far circolare le informazioni, la mail viene scambiata come una chat e viene sfruttato qualsiasi canale comunicativo immaginabile: WhatsApp, Telegram, Messenger, ecc..

La frammentazione delle informazioni è diventata insostenibile, ti è mai capitato di non ricordare nemmeno quale applicazione il collega aveva usato per dirti “quella cosa”?

“Ah sì, me ne aveva parlato qualche tempo fa” ma dove? Su WhatsApp, nota vocale, via email, documento, chat. Mah.

Il maledetto Cc:

Oppure ti è mai successo di finire in mezzo a discussioni via email in cui non c’entravi nulla? Solo perché un collega ti aveva messo in Cc: ti sei dovuto sorbire centinaia di messaggi su un argomento di cui non sapevi niente e a cui non puoi potevi dare alcun contributo utile?

O al contrario, qualcuno si scorda di metterti in Cc: e di punto in bianco non ricevi più messaggi di quella discussione che ti interessava così tanto.

Il limiti della chat personale

Per ovviare ai limiti dell’email molti di noi hanno iniziato ad usare strumenti come la chat personale, parlando in tempo reale con le persone interessate. Anche questo strumento nasconde molti vincoli. Se devo cercare un’informazione ma non so a chi chiedere, rischio di dover chiedere a tutti i miei colleghi “Ehi, sai come si fa questa cosa?”

Se ho bisogno di discutere insieme ad altri di un determinato argomento devo per forza organizzare una videoconferenza o anche qui tornare alla mail mettendo in Cc: un po’ di persone.

Il dramma del gruppo WhatsApp

L’ultimissima via di uscita che forse hai trovato ultimamente è il gruppo WhatsApp, bellissimo sulla carta ma ingestibile in realtà.

Al di là dei problemi di privacy dovuti all’uso del numero di cellulare personale, quando la dimensione dei membri aumenta e tutti parlano di tutto, il rumore di fondo diventa insostenibile. Discussioni che si sovrappongono, informazioni prioritarie che passano in secondo piano, conversazioni importanti interrotte. 

Ecco, ho messo insieme alcune problematiche comunicative che probabilmente hai già riscontrato finora. Questo è quello che succedeva in Nethesis fino a qualche anno fa. 

Prima dell’introduzione di uno strumento di chat aziendale chiamato Mattermost.

Un tipo di comunicazione in tempo reale pensata appositamente per l’azienda o il team.

Vediamo insieme come affronta le problematiche viste finora, risolvendo in primo luogo il rumore generato da un unico gruppo dove tutti parlano di tutto. 

Multi-canale, l’arma definitiva contro il caos

La comunicazione viene infatti suddivisa su diversi canali che potrebbero essere generici o estremamente specifici: possono riguardare i team (Assistenza, Sviluppo, Commerciali, Marketing) o progetti (eventoXYZ, prodottoX, progettoZ).

La cosa che fa la differenza fondamentale è che in quel canale si parla solo di un argomento specifico e sono vietate discussioni off-topic.

Inoltre ho la possibilità di seguire solo i canali che mi interessano, partecipando attivamente in alcuni o mettendo in modalità muto tutti gli altri.   

Ti assicuro che questa semplice suddivisione e alcune regole di convivenza, diminuiscono il caos e rendono le comunicazioni molto più produttive.

Inoltre tramite l’utilizzo del threading se ci sono conversazioni su argomenti diversi che si svolgono nello stesso momento, è possibile seguire il filo del discorso senza perdersi.

 

Benefici di parlare in pubblico

Quante volte ti è capitato di essere davanti alla macchina del caffè e parlare di uno specifico problema con un collega, per poi sentire alle spalle un’altra persona che vi interrompe  dicendo: ah si a me è capitato, ho risolto così! 

Parlare in un canale pubblico emula questo comportamento, offre la possibilità a tutti di intervenire nelle discussioni e dare il proprio contributo. Non sai mai cosa può succedere quando qualcun altro legge una conversazione: idee, suggerimenti o un diverso punto di vista.

Ovviamente questo ti obbliga alla trasparenza, cercando di minimizzare chat o canali privati,  ma ti assicuro che i benefici sono molteplici in quanto a ricchezza delle conversazioni. 

Come coinvolgere le persone giuste

In altre situazioni è necessario invece bussare sulla spalla di specifiche persone per sapere cosa ne pensano di un particolare argomento o per chiedere un aiuto.

In questo caso sono molti utili strumenti come le menzioni, che con un semplice @alessio o @channel fanno arrivare una notifica push agli utenti interessati.

E’ uno strumento da usare con molta parsimonia ma diventa indispensabile nel caso in cui tu abbia bisogno dell’attenzione di tutto il team, mettere in evidenza una notizia e richiedere un’azione specifica.

Modalità web e app mobile

Una funzionalità molto importante di Mattermost è la sua estrema versatilità, dato che è possibile utilizzarlo in modalità web, con un’applicazione specifica o da app mobile.

Questo ti permette di rispondere ai messaggi, seguire le conversazioni e allegare documenti/immagini in qualsiasi situazione ti trovi. 

Posso usare qualunque PC a disposizione o il mio smartphone e in qualsiasi momento verrò raggiunto dai messaggi dei miei colleghi.

 

Le caratteristiche della chat aziendale che ho descritto finora aprono la possibilità a diversi scenari di utilizzo, vediamone alcuni.

Team chat per smart working               

Questo era un caso di utilizzo abbastanza specifico fino a qualche mese fa, mentre ora in periodo di COVID-19 è quanto mai attuale.

Lavorare da remoto fa perdere il contesto, non riusciamo a capire cosa sta succedendo in azienda, ci isola. 

L’uso di una chat aziendale permette di avere una panoramica abbastanza completa delle conversazioni e delle problematiche affrontate dai nostri colleghi. 

L’app mobile e la modalità web consentono di lavorare in qualsiasi posto e in qualsiasi momento, oltre a renderci continuamente raggiungibili.

L’operatività da remoto è molto efficace, tanto che una volta impostato il lavoro in questo modo se un membro del tuo team si trova in azienda, a casa o in un bar, per te, è assolutamente indifferente: la chat aziendale sarà il canale di default in cui dialogare. 

E’ inoltre possibile impostare il nostro “stato”, se siamo lontani dal PC o abbiamo bisogno di non essere disturbati, in questo caso Mattermost disabilita tutte le notifiche. 

Team chat per aziende dell’IT

Chi fa supporto ai propri clienti si trova spesso a doversi confrontare sulle problematiche aperte. “Chi ha mai visto questo errore? Come si fa questa procedura? Esiste documentazione su questa richiesta?”

Sono le domande classiche che attraversano i team di supporto. Mattermost permette di aprire una discussione contemporaneamente con tutto il team e dato che tutti leggono è ancora più probabile trovare l’informazione che stavamo cercando.

Diventa interessante a questo punto usare canali appositi per la manutenzione, dove avvertiamo tutta l’azienda quando è necessario spegnere server, riavviare apparati o annunciare aggiornamenti.

Da ultimo sono possibili canali infra-aziendali quando è indispensabile coinvolgere su alcuni problemi persone al di fuori del supporto: l’imprenditore, il team di sviluppo, marketing o commerciale.

In conclusione

E’ possibile comprendere che uno strumento di questo genere si presti agli scenari più disparati: 

  • confronto del team marketing sulla prossima news da inviare
  • organizzazione di un webinar online: speaker, agenda e promozione
  • gestione delle riunioni: definizione dell’agenda, link a documenti e sondaggio per data/orario

Ci aiuta a superare i limiti delle email e della chat 1:1. Ci protegge dal caos dei gruppi WhatsApp grazie ad una intelligente suddivisione in canali delle conversazioni.

Amplifica i benefici delle informazioni pubbliche e il coinvolgimento delle persone interessate.

Soprattutto in questo periodo in cui tantissime persone si ritrovano a lavorare da casa, la chat aziendale potrebbe diventare la killer application per la produttività di tutto il team.

Alessio Fattorini - Community Marketing Manager

Particolarmente attratto da tutto quello che aiuta ed incentiva le persone a lavorare e collaborare insieme.
In Nethesis creo community, racconto storie e lavoro con l'Open Source.
Community Strategist, Copywriter, Speaker internazionale e Linux Sysadmin

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