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Casella Vocale: Tutto Quello Che Devi Sapere

Una parte fondamentale del centralino telefonico VoIP è la casella vocale, che possiamo per analogia paragonare ai messaggi vocali dei più noti strumenti di messaggistica.

Casella Vocale

Un moderno servizio di segreteria telefonica virtuale che diventa molto più di una semplice segreteria tradizionale. Una casella vocale integra i normali servizi vocali con funzionalità avanzate facilmente gestibili da un pannello di controllo via web o tramite posta elettronica.

Cos’è una casella vocale in pratica?


Una casella vocale è una funzione che permette di usare il vostro centralino VoIP per intercettare chiamate telefoniche anche se nessuno è in ufficio e riesce a rispondere. Si occuperà di chiedere al chiamante di lasciare un messaggio vocale e inoltrarlo a chi di dovere, ad esempio una receptionist.
Le caselle vocali consentono infatti di personalizzare i messaggi di saluto della segreteria, in modo che i chiamanti sappiano chi c’è all’altro capo della linea prima di comporre il numero (questo aiuta a prevenire i numeri sbagliati).

I più moderni sistemi offrono agli utenti diversi modi per controllare i propri messaggi direttamente nel Telefono VoIP, oppure tramite PC, telefoni cellulari, telefoni fissi e app mobile.

A cosa serve una casella vocale

Le caselle vocali sono utili in molti modi. Consentono ai clienti di lasciare messaggi quando non possono raggiungere direttamente l’azienda, o è impossibile mettersi in contatto con l’interno di una persona specifica

Una segreteria virtuale di questo tipo è una funzione molto utile in un centralino VoIP, perché consente di schermare le chiamate. Se qualcuno vi lascia un messaggio, potete ascoltarlo a vostro piacimento e decidere se vale la pena di richiamarlo o meno. In questo modo è più facile organizzarsi, soprattutto se in ufficio arrivano più linee contemporaneamente.

È utile anche nelle chiamate interne tra collaboratori, nel momento in cui la persona destinataria della chiamata sia impegnata o lontana dal telefono.

I messaggi vocali aiutano anche a risparmiare tempo, offrendo a chi ti chiama un modo semplice per comunicare con voi senza dover aspettare in attesa.
Ovviamente la voicemail funziona quando c’è un modo semplice e veloce per gestire i messaggi vocali e richiamare l’interessato.

Da casella vocale ad e-mail

La casella vocale viene definita anche voicemail e può essere associata ad una o più caselle di posta elettronica, per cui sarà possibile inviare i messaggi registrati ad una persona specifica via e-mail. In questo modo verranno memorizzati nella casella di posta fino a quando non vengono ascoltati.

Quali sono gli scenari di utilizzo di una casella vocale?

Una segreteria telefonica virtuale di questo può essere utile in diverse situazioni:

  • vi trovate in un luogo dove non potete rispondere alle chiamate telefoniche, ma dovete comunque essere reperibili
  • volete chiudere l’ufficio per feste o vacanze
  • non riuscite a prendere in tempo una chiamata
  • volete gestire comodamente le richieste d’emergenza che arrivano su un numero di assistenza

Quali sono i vantaggi di una casella vocale

Ricapitolando ecco quindi quali sono i vantaggi di questa soluzione:

  • intercettare le chiamate non risposte
  • filtrare le chiamate
  • personalizzare il messaggio di saluto
  • memorizzare i messaggi nella casella di posta
  • riprodurli in un secondo momento se necessario
  • controllarli via web o posta elettronica
  • cancellarli completamente dal sistema

Alessio Fattorini - Community Marketing Manager

Particolarmente attratto da tutto quello che aiuta ed incentiva le persone a lavorare e collaborare insieme.
In Nethesis creo community, racconto storie e lavoro con l'Open Source.
Community Strategist, Copywriter, Speaker internazionale e Linux Sysadmin

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