Una parte fondamentale del centralino telefonico VoIP è la casella vocale, che possiamo per analogia paragonare ai messaggi vocali dei più noti strumenti di messaggistica.
Casella Vocale
- Un moderno servizio di segreteria telefonica virtuale che diventa molto più di una semplice segreteria tradizionale. Una casella vocale integra i normali servizi vocali con funzionalità avanzate facilmente gestibili da un pannello di controllo via web o tramite posta elettronica.
Cos’è una casella vocale in pratica?
Una casella vocale è una funzione che permette di usare il vostro centralino VoIP per intercettare chiamate telefoniche anche se nessuno è in ufficio e riesce a rispondere. Si occuperà di chiedere al chiamante di lasciare un messaggio vocale e inoltrarlo a chi di dovere, ad esempio una receptionist.
Le caselle vocali consentono infatti di personalizzare i messaggi di saluto della segreteria, in modo che i chiamanti sappiano chi c’è all’altro capo della linea prima di comporre il numero (questo aiuta a prevenire i numeri sbagliati).
I più moderni sistemi offrono agli utenti diversi modi per controllare i propri messaggi direttamente nel Telefono VoIP, oppure tramite PC, telefoni cellulari, telefoni fissi e app mobile.
A cosa serve una casella vocale
Le caselle vocali sono utili in molti modi. Consentono ai clienti di lasciare messaggi quando non possono raggiungere direttamente l’azienda, o è impossibile mettersi in contatto con l’interno di una persona specifica
Una segreteria virtuale di questo tipo è una funzione molto utile in un centralino VoIP, perché consente di schermare le chiamate. Se qualcuno vi lascia un messaggio, potete ascoltarlo a vostro piacimento e decidere se vale la pena di richiamarlo o meno. In questo modo è più facile organizzarsi, soprattutto se in ufficio arrivano più linee contemporaneamente.
È utile anche nelle chiamate interne tra collaboratori, nel momento in cui la persona destinataria della chiamata sia impegnata o lontana dal telefono.
I messaggi vocali aiutano anche a risparmiare tempo, offrendo a chi ti chiama un modo semplice per comunicare con voi senza dover aspettare in attesa.
Ovviamente la voicemail funziona quando c’è un modo semplice e veloce per gestire i messaggi vocali e richiamare l’interessato.
Da casella vocale ad e-mail
La casella vocale viene definita anche voicemail e può essere associata ad una o più caselle di posta elettronica, per cui sarà possibile inviare i messaggi registrati ad una persona specifica via e-mail. In questo modo verranno memorizzati nella caselle di posta fino a quando non vengono ascoltati.
Quali sono gli scenari di utilizzo di una casella vocale?
Una segreteria telefonica virtuale di questo può essere utile in diverse situazioni:
- vi trovate in un luogo dove non potete rispondere alle chiamate telefoniche, ma dovete comunque essere reperibili
- volete chiudere l’ufficio per feste o vacanze
- non riuscite a prendere in tempo una chiamata
- volete gestire comodamente le richieste d’emergenza che arrivano su un numero di assistenza
Quali sono i vantaggi di una casella vocale
Ricapitolando ecco quindi quali sono i vantaggi di questa soluzione:
- intercettare le chiamate non risposte
- filtrare le chiamate
- personalizzare il messaggio di saluto
- memorizzare i messaggi nella caselle di posta
- riprodurli in un secondo momento se necessario
- controllarli via web o posta elettronica
- cancellarli completamente dal sistema
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