Clinica Porta Sole: velocizzare i processi con il centralino VoIP di Nethesis

Personalizzazione, app mobile e automatizzazione dei processi per una clinica privata. Un moderno centralino VoIP il cui limite è solo quello della fantasia.

L’istituto Clinico Porta Sole è una clinica privata accreditata con la regione Umbria, nel 2018 si è trasferita nella nuova sede di 10.000 metri quadri su 5 piani con 3 diverse aziende, rinnovando tutto l’impianto del CED.

Problema

Il sistema di comunicazione interno era obsoleto e con il trasferimento nella nuova sede era giunto il momento di aggiornare il sistema telefonico e citofonico, per questo il responsabile IT della clinica contatta il Partner Nethesis Open Solution.

Soluzione Nethesis

Dopo un’attenta analisi tra le diverse soluzioni, il responsabile IT della clinica ha scelto la soluzione di Unified Communication Nethesis.

Con il passaggio al centralino VoIP di nuova generazione e utilizzo della app da smartphone la clinica:

ha implementato una maggiore efficienza organizzativa e minimizza i tempi di attesa per le chiamate
ha fatto in modo che la maggior parte dei collaboratori sia sempre raggiungibile tramite app su cellulare
ha potuto recuperare 150 telefoni Cisco già presenti e configurarli automaticamente tramite Provisioning.

Questo sistema ci ha permesso di fare una serie di personalizzazioni tra interni, reparti e redirezione delle chiamate che non immaginavamo neppure.

Il limite è veramente solo quello della fantasia umana!

Vi faccio due esempi pratici.

Il magazziniere è spesso lontano dal telefono fisso, se lo chiamano dai vari reparti l’80% delle volte non lo trovano. Con l’app su cellulare l’utente può portarsi dietro il proprio interno e diventa reperibile ovunque.

La stessa cosa vale per dottori e altri operatori che non stanno fissi davanti alla propria scrivania, ma risultano sempre disponibili tramite il cellulare perennemente collegato alla rete wi-fi aziendale.

Telefono e non solo! Abbiamo un videocitofono all’entrata che è collegato al centralino, quando arrivano le persone e suonano, squilla il telefono della segretaria in reception che apre le porte e fa entrare i visitatori.

Il sabato pomeriggio e la domenica la segretaria non c’è, quindi non ci sarebbe nessuno a presidiare l’entrata. Abbiamo fatto in modo che solo in questi giorni, quando qualcuno suona il videocitofono, lo squillo venga redirezionato sul telefono dell’infermiera di turno che può aprire e permettere le visite ai malati.

Aldo Marchetti
Responsabile Informatico

Una nuova modalità di comunicazione automatizzata per i pre-ricoveri

ll prossimo passo sarà quello di sviluppare una personalizzazione che permetta di chiamare in automatico le persone in lista pre-ricovero. Al momento viene fatto tutto manualmente, mentre la clinica ha bisogno di poter automatizzare la procedura e richiamare i pazienti, per fornire le informazioni necessarie prima dell’ingresso in struttura.

“Il centralino VoIP sarà di supporto agli operatori richiamando in automatico la lista di contatti e diventerà fondamentale per velocizzare il processo” ci spiega Daniele Pallotta di Open Solution “Il risultato della chiamata o eventuali azioni successive verranno visualizzati in una dashboard a disposizione di tutto lo staff“.

Tutti i vantaggi dal nuovo sistema telefonico

Per Marchetti i benefici del nuovo sistema VoIP sono evidenti “Prima per ogni modifica o intervento dovevamo chiamare l’assistenza e spesso ci sentivamo dire – questo non si può fare, quest’altro non si può fare.. – anche per piccole modifiche il vecchio fornitore doveva ogni volta intervenire sul posto. Adesso i ragazzi di Open Solution fanno qualsiasi variazione da remoto in pochi minuti e si sono dimostrati sempre super disponibili a soddisfare ogni nostra richiesta.”

Difficile trovare un centralino VoIP come NethVoice che si possa adattare a tutte le richieste di un istituto clinico come quello di Porta Sole

Perchè il cliente ha scelto Nethesis?

Flessibilità del sistema e possibilità di personalizzarlo
Utilizzo della app su smartphone e reperibilità anche del personale sempre “in movimento” nella struttura
Utilizzo smart del centralino come gestore dei citofoni della sede
Possibilità di automazione processo di comunicazione su pazienti in pre-ricovero
Disponibilità e ascolto da parte del Partner Nethesis.