Aquadoc: rivoluziona la gestione degli ordini con il nuovo centralino

Un’azienda che fornisce dispenser d’acqua minerale alle attività commerciali ha rivoluzionato la presa in carico e gestione di ordini grazie alla sinergia tra il nuovo centralino, gestionale ed e-commerce.

Aquadoc fornisce dispenser, boccioni di acqua minerale e bicchieri, le sue postazioni acqua si trovano principalmente in ambienti commerciali. I suoi servizi di consegna, installazione e gestione delle colonnine d’acqua con boccioni sono presenti nelle principali città del Veneto.

Il problema

Il servizio clienti che si occupava della raccolta ordini dei boccioni Aquadoc lavorava con due operatrici telefoniche e aveva dei picchi di lavoro notevoli, soprattutto d’estate. I clienti spesso si lamentavano perché per ordinare telefonicamente i nuovi boccioni trovavano la linea sempre occupata. Inoltre non era sempre facile capire chi fosse l’azienda chiamante, a causa di numerosi casi di omonimia.

Le operatrici erano costrette a chiedere lo spelling della ragione sociale dell’azienda anche ai clienti abituali. Inoltre se il cliente si rivelava un’azienda con più sedi e durante la presa in carico dell’ordine l’operatore non segnava la sede della richiesta, veniva generato un grosso problema di gestione. Al momento della consegna infatti, era necessario interpellare le diverse sedi per capire chi avesse emesso l’ordine.

Serviva una soluzione automatizzata che raccogliesse gli ordini in poco tempo, senza fare troppe domande ai clienti, sempre attiva giorno, notte e festività. Così da offrire un miglior servizio ai clienti e liberare tempo agli operatori per attività di customer care che potessero creare maggior valore aggiunto.

Soluzione Nethesis

Aquadoc doveva implementare un nuovo sistema di raccolta ordini e la soluzione più immediata poteva essere un semplice e-commerce, ma i clienti Aquadoc erano abituati a telefonare per ordinare i boccioni d’acqua, l’ordine tramite sito rischiava di essere una modalità non bene accetta dai clienti abituali.

Per questo motivo, il Partner Nethesis Syscon oltre al sistema di e-commerce ha proposto un nuovo centralino VoIP per raccogliere gli ordini in maniera vocale, collegando il sistema telefonico al database nel server aziendale.

Con questo nuovo sistema di raccolta ordini abbiamo migliorato notevolmente il nostro business perché adesso è tutto registrato sul gestionale, possiamo raccogliere ordini a tutte le ore del giorno, anche quando siamo chiusi. Il carico di lavoro delle nostre operatrici, che erano sempre al telefono, si è molto ridotto e si possono dedicare maggiormente alla cura del rapporto con i nostri clienti.

Inoltre non dobbiamo più preoccuparci di stare in azienda e presidiare il telefono perché con la app del nuovo centralino VoIP installata sugli smartphone siamo sempre reperibili.

Christine Domenici
Rappresentante Legale Aquadoc

Come funziona?

A monte di tutto vi è un ottimo lavoro di inserimento delle anagrafiche clienti e relativi numeri telefonici sul database aziendale.

Il nuovo sistema di presa in carico degli ordini riconosce il cliente tramite numero telefonico presente nel database aziendale mentre se è un’azienda multisede è possibile selezionare la sede per la quale il cliente fa richiesta. La scelta degli articoli e le quantità avviene con i tasti del telefono, cosicché quando l’ordine è completato il sistema fa un riassunto dell’ordinato e permette di inviare la richiesta. Il sistema poi invia una mail di conferma al cliente, riducendo notevolmente le richieste telefoniche di informazioni circa lo status dell’ordine fatto.

Le scelte di ogni cliente vengono quindi registrate in automatico sul gestionale aziendale automatizzando tutto quello che prima veniva fatto dagli operatori.

Perchè il cliente ha scelto Nethesis?

Versatilità del centralino Nethesis nel riconoscere il cliente
Raccolta ordini a tutte le ore del giorno
Integrazione tra sistema telefonico e gestionale aziendale
Utilizzo del centralino da smartphone tramite app per poter lavorare anche fuori ufficio.
Riduzione carico su customer service