Perché fare una videoconferenza e come scegliere lo strumento giusto
Fino a qualche anno fa in tempi pre-covid le videoconferenze venivano usate con molta più difficoltà e solo in situazioni particolari, possiamo dire che la scelta privilegiata era sempre l’incontro di persona.
Ora è tutto più semplice, le riunioni online con colleghi, clienti o fornitori sono ormai una realtà e non passa giorno in cui tu non invitato ad una di esse.
Perché fare una riunione online?
I vantaggi nell’organizzare una riunione online sono ormai evidenti e sotto gli occhi di tutti.
- Facilita la partecipazione: soprattutto se i partecipanti sono lontani fra loro, una videoconferenza limita le spese di viaggio e il tempo necessario ad arrivare in azienda.
- Ottima per incontri veloci: se dobbiamo vederci solo per 10/15 minuti, giusto il tempo per decidere sul da farsi o prendere qualche decisione non ha senso impegnare una sala meeting e vedersi di persona, si organizza una conference call e il gioco è fatto.
- Più facile condividere le informazioni: per aggiornare l’intero team sullo stato di un progetto o confrontarsi sulle decisioni da prendere, evitando ripetizioni inutili e altri incontri per rifare il punto.
- Tutto registrato: ormai poter riguardare gli incontri in differita è un plus difficilmente rinunciabile. E’ facile mettere a disposizione la registrazione del meeting, per informare tutti sui temi discussi e prossimi step.
- Permette la modalità ibrida: non è più necessario né essere tutti in sede, né tutti online. Ormai è consuetudine che un gruppo di persone sia in un’unica stanza e tutti gli altri a casa o in sedi remote.
Consigli per organizzare una riunione online efficace
Anche se le riunioni sono all’ordine del giorno non tutti hanno capito come ottenere il massimo rendimento da esse. Ecco alcuni consigli su come organizzarne al meglio una online.
Metti tutti a loro agio
L’obiettivo è quello di creare un’atmosfera rilassata, in modo che le persone possano parlare liberamente. Se sei l’organizzatore hai un ruolo importante, soprattutto se è la prima volta che i partecipanti si vedono tra di loro, in questo caso ti consiglio di fare prima tutte le presentazioni. Cerca di coinvolgere tutti, in modo da rendere partecipi anche quelli che hanno parlato poco o sono più timorosi di intervenire.
Non conta solo quello che dici
E’ importante tenere sotto controllo anche quello che comunichi con il viso, i gesti o lo l’ambiente intorno a te. Devi tenere conto dello sfondo, delle luci e del tuo atteggiamento. Guardi altro? Guardi da un’altra parte? Tieni la webcam spenta? Attenzione a questi dettagli, potrebbero comunicare poca attenzione nei confronti dell’interlocutore.
Occhio ai popup
Se devi condividere il tuo schermo e lasciare aperti altri programmi potrebbero accadere situazioni spiacevoli. Immagina se i partecipanti possano visualizzare una tua email o un tuo messaggio personale su WhatsApp! Per evitare una tale situazione ricordati di chiudere ogni applicazione sottostante non strettamente necessaria.
Presta attenzione a chi sta parlando
Questa regola è particolarmente valida quando si organizza una riunione online e durante il suo svolgimento. Non interrompere cercando di non sovrapporre la tua voce a quella degli altri, e se accade chiedi scusa.
Assicurati che tutti i partecipanti siano informati adeguatamente sulla scaletta della riunione così da sapere quando possono intervenire.
Fai prima tutti i test del caso
Lo sappiamo tutti, l’incognita della tecnologia è sempre dietro l’angolo. C’è il rischio che il tuo microfono non funzioni bene, che la webcam non sia collegata o la connessione internet risulti instabile. Quando organizzi delle riunioni online ti consiglio sempre di provare tutti gli strumenti con un po’ di anticipo.
Che caratteristiche deve avere un sistema per videoconferenze?
Ci sono almeno 4 caratteristiche che esigiamo da un meeting online: una buona qualità audio/video, semplicità di utilizzo, la possibilità di accedere in pochi click e l’integrazione con software di terze parti
Sono funzionalità che diamo ormai per scontate, insieme alla possibilità di condividere lo schermo, vedere tutti i partecipanti in stile mosaico e chattare con le persone presenti.
Rendere facile l’accesso
Minore è il numero di passaggi che i tuoi “invitati” sono costretti a fare per partecipare, maggiore sarà l’efficacia della videoconferenza (e del buon umore di colleghi e clienti collegati!). Ad esempio, esistono software professionali che ti permettono di invitare i tuoi partecipanti con un semplice link e senza richiedere registrazioni o download di applicazioni.
Comprensibile e usabile
A nessuno piace ormai aprire un’interfaccia confusa con mille bottoni e funzioni incomprensibili. Né a chi organizza la riunione online né a chi deve partecipare. Quindi deve essere super facile condividere il proprio schermo, mutare il microfono o cambiare la visualizzazione dei partecipanti.
Multidevice con buona qualità audio/video
In altre parole, tutti i device mobili (iOS, Android, Windows) devono potersi collegare facilmente e senza complicazioni. Per questo bisogna assicurarsi che il software per le videoconferenze online deve poter essere fruito comodamente anche su schermi piccoli di smartphone o notebook.
Integrata con calendari e chat
Ormai un sistema per videoconferenze non può essere usato standalone ma deve potersi integrare con il centralino telefonico, la suite ufficio o la chat. Deve essere facile poter pianificare la riunione tramite il proprio calendario di appuntamenti o trasformare una discussione via chat in una riunione online.
NethMeet: organizza la tua riunione online con un click
In Nethesis avevamo bisogno di uno strumento che rendesse piacevole organizzare e partecipare a videoconferenze online.
E’ nata quindi NethMeet, la piattaforma per organizzare riunioni online, completamente integrata con la Suite Nethesis e 100% Web based.
L’integrazione con la nostra suite ti permette inoltre di:
- organizzare la riunione e associare l’evento in calendario
- limitare l’accesso ai soli utenti aziendali
- avviare una nuova riunione direttamente dal telefono web o dalla chat aziendale
Ma non ci siamo accontentati, grazie alla nostra piattaforma SaaS è possibile anche:
- registrare la riunione o trasmetterla in streaming su YouTube
- personalizzare l’interfaccia con il tuo logo o quello del tuo cliente
- creare un numero illimitato di stanze, senza limiti di durata
- attivare sala d’attesa, stanze protette da password
Tutto questo con supporto Enterprise da parte di Nethesis, infrastruttura nella Comunità Europea e sicurezza ai massimi livelli.
Integrazione con groupware Webtop
E’ pratica comune pianificare una riunione online nel proprio calendario, con NethMeet e il groupware Webtop è davvero semplice. Puoi creare una nuova riunione per poi condividere il link o pianificare l’evento,
per ognuna di esse verrà creata una stanza ad hoc con link personalizzato
Accedi alla riunione da evento in calendario
Se un evento in calendario contiene un link alla piattaforma di meeting, viene riconosciuto in automatico e visualizza un bottone per accedere alla riunione online con un click
Crea una riunione a partire da qualsiasi evento
Pianifica un evento qualsiasi, aggiungi gli invitati e crea la stanza in automatico. Basta cliccare sull’apposita icona e l’evento si trasformerà in una videoconferenza
Rinomina la riunione come preferisci
Durante l’organizzazione della riunione è possibile scegliere un nome preimpostato o rinominarlo a piacimento. Questo titolo verrà visualizzato durante tutta la riunione
Integrazione con WebPhone (NethCTI)
Il nostro Telefono VoIP aziendale permette di interagire con il centralino VoIP, chiamare e ricevere telefonate. Con NethMeet è possibile anche:
- creare una nuova riunione e inviare un link di invito via email
- avviare una nuova riunione istantanea
La videoconferenza ha una sezione dedicata dove sarà possibile:
- entrare nella propria stanza di videoconferenza
- scegliere il nome della stanza
- inviare un invito con l’URL per accedere scegliendo tra le email in rubrica o aggiungendo email manualmente
Integrazione con Chat Aziendale (Mattermost)
La nostra chat aziendale migliora la comunicazione interna ed è un ottima un’alternativa a WhatsApp. Con questa integrazione è possibile passare da una chat singola o di gruppo ad una riunione online con un solo click. Quando la modalità testuale diventa un limite, il video può aiutare a migliorare la comunicazione.
Mobile app per Android e iPhone
Per accedere a NethMeet da PC non è necessaria alcuna app, dato che è 100% web-based. Lo stesso vale anche per gli smartphone, ma è disponibile anche un app per Android e IOS per migliorare l’usabilità su mobile.
Schedula una riunione e avvia con un click
Ecco un piccolo video di NethMeet che mostra quanto sia semplice pianificare una nuova riunione e avviarla dal proprio calendario.
Nessun trucco, il video è a velocità reale.
Compatibile con qualsiasi server Jitsi
Noi crediamo nell’apertura e nel software Open Source, per questo abbiamo reso NethMeet compatibile anche con altri servizi esterni, come il sistema di meeting Open Source Jitsi Meet.
Puoi collegare il calendario, il webphone e la chat aziendale a Jitsi free (meet.jit.si) o ad una istanza di Jitsi generica (tua o del tuo fornitore).
Nella tabella qui sotto abbiamo elencato alcune delle differenza tra un server Jitsi e il nostro servizio NethMeet
Tagli e disponibilità del servizio
Abbiamo previsto piani diversi in base ad un numero di utenti massimo consigliati e la possibilità di abbassare i costi scegliendo una disponibilità di servizio Office Time (per uso solo aziendale) , Extended Time o Full Time (per uso al di fuori degli orari di lavoro). Maggiori informazioni su tagli sono disponibili qui
Cosa c’è dietro NethMeet?
Alle spalle del nostro servizio c’è una infrastruttura estremamente automatizzata che crea e distrugge molteplici istanze separate e dedicate per ogni cliente. Provisioning automatizzato, infrastruttura immutabile e istanze stateless con servizi quali: Terraform, Packer, Prometheus e DigitalOcean
Tutto questo per garantire massima sicurezza, ridondanza e stabilità.
Vuoi ulteriori dettagli?
Se vuoi approfondire ti consiglio anche di dare un’occhiata al nostro webinar con i responsabili del prodotto.
Prima di andare via ti suggerisco di leggere questi:
