6 consigli concreti per lo smart working nella PMI

Sono a casa.

Oggi non posso recarmi al lavoro e faccio smart working.  

Dopo anni di pandemia avrai sentito tantissimo sul tema però quello che trovo in giro sono guide che nascono nelle grandi realtà corporate, qui vorrei darti qualche consiglio per applicare lo smart working nella piccola e media impresa, insieme ad alcuni tool che possono semplificarti la vita.

Cos’è lo smart working in pratica?

È una modalità flessibile e autonoma di gestione del flusso di lavoro.

In pratica con lo smart working la persona può svolgere la sua mansione in luoghi diversi dalle sedi aziendali, compatibilmente con le esigenze produttive/gestionali, con tempistiche flessibili alle proprie necessità.

Attenzione, occorre fare una netta distinzione tra quello che viene definito Smart Working e quello che è il telelavoro. 

Se si lavora da casa con gli stessi orari dell’ufficio, è telelavoro (o lavoro da remoto). 

Lo Smart working è invece un’evoluzione del telelavoro, in questo caso le persone gestiscono il proprio lavoro sulla base di un orario libero perchè l’importante è il raggiungimento dei risultati.

Perchè lo smart working è così diffuso?

La diffusione dello Smart Working è sicuramente derivante da una nuova visione organizzativa aziendale che responsabilizza i propri collaboratori verso i risultati attesi, ma anche dalla maggiore informatizzazione dei processi e dal sempre più massiccio utilizzo della rete Internet che ha permesso la connessione tra persone in ogni parte del mondo tramite mail, video e call.

A seguito della pandemia del Coronavirus, le organizzazioni si sono trovate costrette a fare svolgere ai propri collaboratori lavoro da remoto. L’emergenza sanitaria è stata sicuramente un driver importante per la diffusione di questa modalità operativa che era utilizzata in parte solo da alcune grandi aziende in Italia prima del 2019, ma adesso, da qui, difficilmente si tornerà indietro. 

Vantaggi e svantaggi dello smart working

Dal punto di vista dei collaboratori lo smart working permette di:

• conciliare maggiormente impegni lavorativi e vita privata. La possibilità di gestire il proprio tempo genera a sua volta l’occasione per dedicare i diversi momenti della giornata ad attività differenti nei momenti che ritieni più produttivi.
• avere più autonomia nel proprio lavoro e migliore concentrazione, tutto ciò si può tradurre in maggior efficienza.
• risparmiare sul costo e tempo impiegato per il tragitto fino al luogo di lavoro ed eventuali pasti fuori casa. 

Dal punto di vista aziendale lo smart working permette di:

• ridurre i costi per quanto riguarda gli uffici 
• ridurre l’assenteismo
• migliorare della produttività

Lo Smart working ha portato dei vantaggi anche dal punto di vista ambientale perché:

• stare a casa vuol dire usare meno e meglio i mezzi pubblici
• si ha una sostanziale riduzione delle emissioni di CO2
• riducendo i movimenti casa-lavoro si ha, in automatico, una minore presenza sulle strade e quindi meno traffico

Gli svantaggi possono essere:

• difficoltà a separare il lavoro dalla vita privata, cosiddetto work-life-balance
• proliferazione di videocall e chat, con maggior rischio di interruzioni e tempo passato a rimbalzare da una conferenza all’altre
• isolamento nei confronti dei colleghi, del lavoro e dell’azienda
• minor possibilità di socializzare in maniera spontanea con i colleghi, vedi macchina del caffè

Per questo motivo ho deciso di scrivere e condensare in 6 consigli molto pratici quello che ho imparato lavorando da casa. 

Iniziamo subito.

Responsabilità prima di tutto

Faccio prima una piccola premessa. Nulla di quello che dirò da questo momento in poi è utile, se non c’è un presupposto.

La base di partenza a cui mi riferisco si chiama Responsabilità, che il vocabolario spiega come Congruenza con un impegno assunto o con un comportamento.

Fare Smart Working significa godere di estrema fiducia da parte dei colleghi e dei manager. Il solo modo per ricambiare questa fiducia è essere responsabili: mantenere le promesse, essere disponibili, dare il 101% nel proprio lavoro, lavorare con il cuore, non fare solo il proprio compitino ma mettere sempre al centro il bene dell’azienda. 

Differenzia il tipo di comunicazione, in base al contesto

Essere fuori dall’azienda spesso significa perdere il contesto. Non puoi ascoltare le conversazioni, non hai la macchina del caffè per scambiare due dettagli sui progetti in corso.

Non puoi alzarti e parlare contemporaneamente a 2-3 colleghi.

Sta di fatto che devi continuare a collaborare con il tuo gruppo di lavoro in maniera efficace. Quindi non puoi trattare le comunicazioni tutte uguali, è inutile trattare l’e-mail come una chat e viceversa, devi usare differenti tipi di comunicazione

Quando usare la comunicazione asincrona 

È quella che ti permette do poter dialogare con il tuo team senza disturbarlo, in modo che ognuno possa leggere e rispondere quando può. 

In questo caso l’e-mail è lo strumento principe, se usata in modalità asincrona! Cioè senza controllare la posta ogni 5 minuti ma in determinati momenti della giornata.

Quando usare la comunicazione sincrona

Cioè il botta e risposta realtime,  uno strumento come la chat aziendale diventa utilissimo, perchè permette di portare avanti conversazioni con tutto il gruppo di lavoro e non con una persona alla volta. Inoltre risulta molto semplice per l’utente inesperto estremamente efficace ed intuitivo, oltre ad essere graficamente molto ben fatto per l’utente inesperto.

Comunicazione a progetto

Questa comunicazione è generalmente basata su un tool che tiene memorizzata la nostra tasklist personale e condivisa..

È impossibile tenere traccia delle cose da fare se non si organizzano liste condivise e progetti. È necessario in questo caso avere uno strumento che possa mostrare in maniera semplice: le cose da fare, chi le fa, entro quando e lo stato di esecuzione. 

(immagine tasklist webtop)

Usa documenti condivisi

Un repository di file da poter condividere internamente ed esternamente all’azienda è indispensabile. Metto un file nella cartella, tasto destro e condividi tramite un link. Tutto facile no?

Nel mio caso lavorando con un’azienda di grafica esterna uso moltissimo un cloud aziendale per lo scambio dei file (soprattutto per immagini e video), insieme alla la task list per allinearci sui progetti diventa il connubio perfetto.

Quando lo scritto non basta usa il video

Non è facile scrivere e non è facile farsi capire. Scrivere richiede tempo e capacità di linguaggio.

Spesso per accelerare i tempi è necessario attivare il video e vedersi in viso.

In questo caso diventa indispensabile avviare al volo una videoconferenza, o pianificarla in agenda invitando le persone interessate.

Quindi quello che faccio è creare un nuovo evento sul mio groupware, decido data/ora, creo al volo un link per la riunione e invito i partecipanti.

A parte l’utilità, il video serve anche per scherzare e parlare in modo informale con le persone. In modo da colmare un grosso limite della scrittura, che in termini di relazioni può fare un tanto e non di più.

Impegni e contatti condivisi con tutti

Quando si lavora da remoto il problema più comune è trovare le informazioni.

Le domande che mi faccio spesso sono:

• Luca sarà disponibile domani per una riunione?
• come faccio a contattare il cliente Giovanni?

Due ottimi strumenti per rispondere a queste tre “ricerche” sono:

• calendari condivisi con il team aziendale, per vedere gli impegni di tutti i miei colleghi
• rubriche condivise. I contatti email/telefonici della mia azienda sono tutti in un’unica rubrica condivisa. Da qui posso spedire una mail o grazie all’integrazione con il centralino telefonico, chiamare direttamente un contatto usando il telefono via web.  

Non lasciare i tuoi dati in locale

Ultimo consiglio, abbastanza scontato ma non sempre. Cerca di non dipendere da un unico device fisico: notebook o pc fisso. Tenere i dati che ti servono memorizzati lì sopra significa non averli a portata di mano nel momento che ti servono.

Spesso ho lavorato da casa usando il mio notebook personale. Avendo remotizzato tutti i miei file e usando solo applicazioni web, usare un PC diverso per lavorare non è assolutamente un problema.

Massima trasparenza su quello che fai

Ultimo consiglio che ti assicuro migliorerà la vita: crea la massima trasparenza con il tuo gruppo di lavoro.

Fai vedere quello su cui stai lavorando tramite il tool di task management. Chiedi agli altri di fare altrettanto.

Mostra i meeting e gli impegni che hai schedulato per la giornata sul calendario condiviso.

Configura in maniera corretta la presence su telefono web e chat aziendale, così sapranno già se disturbarti o meno e riusciranno a capire in anticipo anche i tempi di risposta.

Riassumendo

Lo smart working è la possibilità di poter lavorare da casa (o da qualsiasi altro posto) senza dover raggiungere necessariamente la propria sede aziendale, pur rimanendo produttivi.

Ho voluto raccontare la mia esperienza dando 6 consigli molto concreti e citando alcuni tool che uso abitualmente:

• Responsabilità prima di tutto
• Differenzia il tipo di comunicazione, in base ai contenuti
• Quando lo scritto non basta usa il video
• Impegni e contatti condivisi con tutti
• Non lasciare i tuoi dati in locale
• Massima trasparenza su quello che fai