Come vendere un sistema VoIP

Sollecitati da questo documento, abbiamo deciso di presentare una serie di articoli rivolti alla vendita di un sistema VoIP e saremmo molto contenti di ricevere commenti su quanto abbiamo scritto. Sono particolarmente graditi consigli e casi pratici basati sulla vostra esperienza e know-how, in modo da rendere gli articoli pubblicati più completi possibile.

Incontro con il cliente

Come rivenditori è necessario sempre cercare di migliorare il nostro processo di vendita, riteniamo che sia necessario partire da un primo incontro con il cliente tenendo conto di alcuni consigli. Nella prima parte di questo articolo tratteremo la gestione degli incontri con il cliente, nella seconda analizzeremo il flusso delle chiamate e nella terza prepareremo il preventivo

Capire le richieste del Cliente

Uno delle cose più difficili da capire sono le richieste del cliente, la verità è che ogni cliente fa richieste diverse e capire tali esigenze aiuta ad elaborare la soluzione migliore. Mentre stiamo pensando a migliorare il suo “antiquato” sistema, il cliente ha già le sue abitudini con cui è necessario fare i conti. Se sbagliamo a tener conto di queste cose, metteremo in piedi un sistema che il cliente non potrà effettivamente usare ed è anche possibile che venga rifiutato. Dobbiamo intervistare il potenziale cliente nel miglior modo possibile, analizzando tutte le sue richieste ed esigenze. Ci sono delle cose che il cliente fa con i suoi telefoni senza essere consapevole effettivamente di quello che fa, ma solo per pura abitudine, e cercare di farsi spiegare queste abitudini è spesso molto difficile.
Alcune cose che dobbiamo sapere sul sistema esistente del cliente sono:

• Quante sono le chiamate risposte
• Quante sono le chiamate trasferite
• Quante sono le chiamate che vengono messe in attesa, mentre si cerca qualcuno
• Come affronta gli orari di chiusura e i giorni di vacanza
• Come gestisce il paging
• Servono i tasti di chiamata? Come devono funzionare?
• Serve un report delle chiamate?
• Quali caratteristiche del sistema attuale usano intensamente
• Con cosa “non riescono a vivere senza” dell’attuale sistema?
• Cosa non sopportano del attuale sistema?
• Che proiezioni ci sono su un eventuale espansione aziendale? In modo da prevedere un aumento del volume delle chiamate o del numero degli interni e quindi valutare l’hardware prima che il cliente ne abbia effettivamente bisogno.

Dobbiamo essere sicuri di parlare con più persone possibili dell’ufficio, perché non tutti usano il telefono nello stesso modo.

La demo del sistema VoIP

I nuovi rivenditori spesso iniziano facendo una demo del sistema di amministrazione dell’impianto VoIP. Mostrare come il prodotto sia facile da mantenere e gestire potrebbe essere una buona idea inizialmente, ma è più difficile poi vendere un contratto di assistenza, perché il cliente potrebbe intuire che il sistema sia talmente semplice da poterselo gestire da solo. Un suggerimento utile è quello di mostrare, durante la demo, qual’è l’esperienza dell’utente finale, non quella dell’amministratore. Mostrando quali sono i telefoni da poter scegliere, descrivendo alcune funzioni come l’attesa, il trasferimento, la conferenza, applicazioni come i soft-phone e qualunque altra funzionalità disponibile per l’utente. Dobbiamo fare del nostro meglio per mostrare come l’utente tipico può usare il sistema telefonico, durante una giornata tipica.

Il flusso delle chiamate

Una volta che sono state raccolte tutte le informazioni, è necessario discutere del flusso delle chiamate. Non avremo un idea chiara del lavoro da fare finché non avremo analizzato con uno schema “cosa” il cliente si aspetta dal nostro sistema. Mentre nella maggioranza dei casi lo schema può stare su una pagina, in altri casi la cosa può essere più complessa, ed ovviamente il preventivo sarà aggiustato in base alla complessità del flusso delle chiamate.

Schema riassuntivo dell’impianto

Successivamente al primo incontro è necessario compilare uno schema riassuntivo, nella nostra area riservata potete trovare un foglio di raccolta dati che può aiutarvi in questo. Tale schema può aiutarci a tener conto di tutti i requisiti tecnici necessari, in modo da compilare poi il nostro preventivo in modo adeguato.

Mettere tutto insieme

Dopo aver raccolto tutte le informazioni durante i primi incontri con il cliente, è ora di tornare in ufficio e metterle insieme per fare il preventivo. A molti rivenditori non piace parlare di prezzi durante i primi incontri perché hanno bisogno di controllare meglio i costi, stimare il loro lavoro, possibilmente ridisegnare il flusso delle chiamate, stimare un tempo di formazione, e fare magari un doppio controllo delle cifre, in modo da essere sicuri di non aver dimenticato nulla.