Come migliorare la produttività aziendale: 6 strumenti per farlo

Che cosa fa principalmente una piccola e media impresa? Scambia una enorme mole di dati.  All’interno e all’esterno.

Velocizzare lo scambio di informazioni, migliorare la produttività aziendale e mantenere bassi i costi è diventato un fattore di estrema importanza.  

Per spiegarti meglio questo concetto voglio raccontarti cosa mi è successo qualche giorno fa.

Stavo parlando con una persona che ci ha contattato tramite il nostro sito.

Era molto interessato ai nostri prodotti. Mentre lui mi raccontava le sue esigenze, mi appuntavo i prodotti di suo interesse, cosa stava cercando e tutte le informazioni che potevano servire.  

Ho pensato tra me e me, ottimo Ale, qui bisogna agire subito.

Prendo la palla al balzo e gli propongo una visita da parte di uno dei miei colleghi. Direttamente a Firenze, la sua città. 

Accetta.

Ottimo, ora però ho un problema classico delle aziende moderne, reperire l’informazione giusta.

Ho due colleghi commerciali che settimanalmente viaggiano per l’Italia per visitare i nostri partner. Come faccio a capire chi mandare di loro, da questo “possibile prospect”?

Ho bisogno di sapere che viaggi hanno già programmato in questi giorni.

Devo agire subito e faccio quello che tutti fanno in queste situazioni, inizio a chiedere ai colleghi in ufficio:

 – Ehi sai dov’è Andrea?

 – Sì, dovrebbe essere a Napoli. A no aspetta a Napoli ci va domani, oggi è a Siena

“Uhm andiamo bene”  penso tra me e me.

Poi mi ricordo una cosa. Noi abbiamo un calendario condiviso!

Ognuno dei miei colleghi  segna nel proprio calendario dov’è e chi sta visitando in questo momento.

Controllo i calendari dei miei colleghi e trovo che sia Andrea che Lorenzo sono in Toscana. Ottimo.

Oggi uno è a Pisa e l’altro è a Lucca. Sono informazioni reali e veritiere. 

Come faccio a saperlo?

Perché entrambi tengono aggiornati i vari spostamenti nel calendario tramite il proprio smartphone, che sincronizza gli eventi in tempo reale.

Bene. Ma chi dei due è disponibile ad andare quanto prima dal possibile cliente?

Passo alla soluzione classica. Li chiamo entrambi.

Peccato che nessuno dei due sia raggiungibile. Ti sei mai trovato in questa situazione? Io continuamente. 

Ehi un momento. Ma noi abbiamo una chat!  Dove è presente proprio un canale/gruppo apposito solo per i commerciali e il marketing.

Li contatto subito menzionandoli nella frase:

  – @lorenzo @andrea chi dei due può passare quanto prima a trovare il cliente X a Firenze?

Mi risponde Andrea:

  – Stasera passo per Firenze tornando a casa. Vado io.

Lorenzo legge: 

  – Ottimo. Allora io continuo il mio giro verso la Liguria.

Nel contempo la mia collega Federica riceve una nuova telefonata sempre dallo stesso prospect che ha necessità di sapere se passeremo in serata oppure no.

Lei ha accesso alla chat condivisa e ovviamente risponde in autonomia:

  – Certo non si preoccupi, passerà Andrea direttamente stasera

Bello eh?

Consigli per migliorare la produttività aziendale

Cos’è successo nella storia qui sopra? Semplicemente abbiamo visto la storia di un’azienda ben organizzata che usa gli strumenti giusti per lavorare. Ma è sempre così? Non direi proprio. Sapere come migliorare la produttività aziendale è strettamente legato ad una buona comunicazione interna e a come le informazioni viaggiano all’interno delle nostre organizzazioni.

Ecco allora 6 consigli per aumentare la produttività del lavoro.

Se lo scritto non basta, passa alla voce

Alcune volte capirsi via e-mail non è facile. Una e-mail può essere mal scritta, mal interpretata e poco chiara. Quindi prima di scambiarsi centinaia di inutili messaggi è meglio alzare la cornetta e confrontarsi a voce, migliorando il rapporto tra i colleghi ed eliminando incomprensioni e ambiguità. Quindi se lo scritto non basta, passa alla voce e telefonia.

Migliorare le riunioni è un dovere aziendale

Le conosciamo bene quelle riunioni infinite dove non si sa dove si va a parare e non si capisce perché si è stati invitati. Prova a ridurne la quantità e la lunghezza (è una parola eh?), fa in modo che partecipino solo le persone veramente coinvolte e possano dire la loro riguardo al tema principale. Se è possibile opta per una riunione in videoconferenza così da ridurre i tempi degli spostamenti. 

E’ ormai noto che alternare brevi riunioni on line a riunioni di persona apporta molti benefici alla produttività aziendale.

Riduci i messaggi e-mail inutili

Troppo spesso questo fantastico strumento di comunicazione viene usato male e in modo inappropriato. Sappiamo tutti benissimo quanti danni fanno e-mail cortissime, richieste urgenti e allegati pesanti. 

Il mio consiglio è utilizzare per questi tipi di messaggi una chat aziendale che permetta risposte in tempo reale, organizzi le comunicazioni in modo intuitivo e dia la possibilità di menzionare le persone interessate.

Strumenti come questo danno la possibilità di avere numerosi canali, suddivisi per progetto o team aziendale, dove ognuno può chattare con gli altri membri tramite web, app per desktop o mobile.

Condividere i propri impegni

Non è possibile che per trovare una semplice informazione, come sapere dov’è un mio collega, io debba chiamare almeno 3 persone diverse. Usare un calendario condiviso che tenga traccia di chi è dove, è ormai indispensabile per qualsiasi organizzazione che voglia migliorare la produttività del lavoro.

La cosa fondamentale è poter accedervi da qualsiasi posto in cui uno si trovi, davanti al proprio PC o smartphone, in modo da poter modificare i propri impegni e controllare quelli degli altri.

Basta con le cacce al tesoro dei documenti

Ti è mai capitato di girare a vuoto per ore alla ricerca di un particolare documento o informazione? Migliorare la produttività aziendale significa anche eliminare questi inutili sprechi di energie.

La condivisione dei dati e la trasparenza aiutano a non perdere tempo in inutili giri di email o telefonate alla ricerca dell’informazione perduta. 

Parlando di documenti aziendali devi sapere che esistono tantissime alternative a dropbox che permettono di sincronizzare i propri file personali e aziendali su tutti i nostri device in tempo reale. Alcuni sono pensati proprio per creare un cloud aziendale efficiente e ben organizzato. Poter cercare su tutti i propri documenti, aprirli online e condividerli con i colleghi in tempo reale è diventato indispensabile.

 Cloud aziendale per condividere file

No al multi-tasking

Eh lo so, interruzioni continue, lavori che si sommano uno all’altro, tante attività in parallelo e nessuna che si chiude sono all’ordine del giorno. Questo è il multi-tasking moderno che però, come dimostrano studi recenti, peggiora e non migliora la produttività aziendale e personale.

Meglio mettere le cose in fila e procedere con una cosa alla volta. Sarebbe meglio ogni tanto mettere nello stato “non disturbare” il nostro profilo in chat o in modalità “non disponibile” il nostro telefono VoIP per riuscire a concludere qualche importante attività, con tutto il focus di cui siamo capaci. 

In conclusione:

La produttività aziendale e personale è un tema molto caldo in questi ultimi anni, soprattutto con l’arrivo dello smart working. Seguire alcuni semplici consigli ti permetterà di aumentare la produttività del lavoro, diminuire gli sprechi di tempo e le inefficienze. Sfruttando una serie di strumenti tecnologici semplici ma potenti, pensati appositamente per le piccole e medie imprese come la tua.

La nostra scrivania è molto cambiata negli ultimi 10 anni, tutto si è spostato sul digitale. È necessario cambiare e adeguare i processi che utilizziamo per collaborare con il nostro team.

Meno confusione aiuterà a migliorare la produttività aziendale.