Sei stanco anche tu della confusione che la fa da padrona nelle discussioni del team? Una proliferazione di strumenti che non hanno fatto che complicare il modo in cui ci parliamo l’un l’altro. Si chiama cattiva comunicazione interna aziendale e vediamo in cosa consiste.
Molti dei tuoi colleghi hanno iniziato a lavorare da remoto aumentando il bisogno di far circolare le informazioni, la mail viene scambiata come una chat e viene sfruttato qualsiasi canale comunicativo immaginabile: WhatsApp, Telegram, Messenger, ecc..
La frammentazione delle informazioni è diventata insostenibile. Ti è mai capitato di non ricordare nemmeno quale applicazione il collega aveva usato per dirti “quella cosa”?“Ah sì, me ne aveva parlato qualche tempo fa” ma dove? Su WhatsApp, nota vocale, via email, documento, chat. Cerchiamo di capire quali sono gli strumenti interni di comunicazione aziendale che creano questo disastro.
L’ e-mail aziendale: il maledetto Cc:
Ti è mai successo di finire in mezzo a discussioni via email in cui non c’entravi nulla? Solo perché un collega ti aveva messo in Cc: ti sei dovuto sorbire centinaia di messaggi su un argomento di cui non sapevi niente e a cui non puoi potevi dare alcun contributo utile?
O al contrario, qualcuno si scorda di metterti in Cc: e di punto in bianco non ricevi più messaggi di quella discussione che ti interessava così tanto.
La chat personale e i suoi limiti
Per ovviare ai limiti dell’email molti di noi hanno iniziato ad usare strumenti come la chat personale, parlando in tempo reale con le persone interessate. Anche questo strumento nasconde molti vincoli. Se devo cercare un’informazione ma non so a chi chiedere, rischio di dover chiedere a tutti i miei colleghi “Ehi, sai come si fa questa cosa?”
Se ho bisogno di discutere insieme ad altri di un determinato argomento devo per forza organizzare una videoconferenza o anche qui tornare alla mail mettendo in Cc: un po’ di persone.
Il dramma del gruppo WhatsApp
L’ultimissima via di uscita che forse hai trovato ultimamente è il gruppo WhatsApp, bellissimo sulla carta ma ingestibile in realtà.
Al di là dei problemi di privacy dovuti all’uso del numero di cellulare personale, quando la dimensione dei membri aumenta e tutti parlano di tutto, il rumore di fondo diventa insostenibile.
Diciamo la verità se si è più 3 o 4 Whatsapp diventa un pessimo strumento di comunicazione interna aziendale: discussioni che si sovrappongono, informazioni prioritarie che passano in secondo piano, conversazioni importanti interrotte.
Perché è importante migliorare la comunicazione interna aziendale
Come ti dicevo all’inizio le persone si sentono ora più che mai disorientate, troppo rumore di fondo e una cattiva organizzazione che si ripercuote in discussioni frettolose e frammentate.
Sapere quando e come comunicare in maniera efficace al lavoro può aiutarti a ridurre le incomprensioni, aumentare la felicità delle persone, rinforzare la collaborazione e generare fiducia.
I team che sanno comunicare bene in azienda sono meglio preparati ad affrontare situazioni difficili. Visti gli anni che abbiamo passato lo sappiamo bene!
I vantaggi di una comunicazione interna che funziona sono molteplici:
- aumentare il coinvolgimento e il senso di appartenenza dei dipendenti
- meno perdite di tempo
- riduzione delle incomprensioni e degli errori
- trasparenza nelle decisioni
- avere uno storico delle conversazioni a cui fare riferimento
- ridurre i contrasti
Mattermost: l’arma definitiva contro il caos
Ecco, ho messo insieme alcune problematiche comunicative che probabilmente hai già riscontrato finora. Questo è quello che succedeva da noi in Nethesis fino a qualche anno fa.
Prima dell’introduzione di uno strumento di chat aziendale chiamato Mattermost.
Uno strumento per la comunicazione interna pensato appositamente per l’azienda o il team.
Vediamo insieme come affronta le problematiche viste finora, risolvendo in primo luogo il rumore generato da un unico gruppo dove tutti parlano di tutto.
Multi-canalità: basta con la confusione
Mattermost divide la comunicazione su diversi canali che potrebbero essere generici o estremamente specifici: possono riguardare i team (Assistenza, Sviluppo, Commerciali, Marketing) o progetti (eventoXYZ, prodottoX, progettoZ).
La cosa che fa la differenza fondamentale è che in quel canale si parla solo di un argomento specifico e sono vietate discussioni off-topic.
Inoltre ho la possibilità di seguire solo i canali che mi interessano, partecipando attivamente in alcuni o mettendo in modalità muto tutti gli altri.
Ti assicuro che questa semplice suddivisione e alcune regole di convivenza, diminuiscono il caos e rendono le comunicazioni molto più produttive.
Infine tramite l’utilizzo del threading se ci sono conversazioni su argomenti diversi che si svolgono nello stesso momento, è possibile seguire il filo del discorso senza perdersi.
Benefici della comunicazione interna trasparente
Quante volte ti è capitato di essere davanti alla macchina del caffè e parlare di uno specifico problema con un collega, per poi sentire alle spalle un’altra persona che vi interrompe dicendo: ah si a me è capitato, ho risolto così!
Parlare in un canale pubblico emula questo comportamento, offre la possibilità a tutti di intervenire nelle discussioni e dare il proprio contributo. Non sai mai cosa può succedere quando qualcun altro legge una conversazione: idee, suggerimenti o un diverso punto di vista.
Ovviamente questo ti obbliga alla trasparenza, cercando di minimizzare chat o canali privati, ma ti assicuro che i benefici sono molteplici in quanto a ricchezza delle conversazioni.
Come coinvolgere le persone giuste
In altre situazioni è necessario invece bussare sulla spalla di specifiche persone per sapere cosa ne pensano di un particolare argomento o per chiedere un aiuto.
In questo caso sono molto utili strumenti come le menzioni, che con un semplice @alessio o @channel fanno arrivare una notifica push agli utenti interessati.
E’ uno strumento da usare con molta parsimonia ma diventa indispensabile nel caso in cui tu abbia bisogno dell’attenzione di tutto il team, mettere in evidenza una notizia e richiedere un’azione specifica.
Modalità web e app mobile
Una altra funzionalità molto importante è l’estrema versatilità, dato che è possibile utilizzarlo sia in modalità web, sia con un’applicazione specifica che con un app mobile.
Questo lo fa diventare un ottimo strumento di comunicazione interna perché ti permette di rispondere ai messaggi, seguire le conversazioni e allegare documenti/immagini in qualsiasi luogo ti trovi.
Posso usare qualunque PC a disposizione o il mio smartphone, e in qualsiasi momento verrò raggiunto dai messaggi dei miei colleghi.
Le caratteristiche che ho descritto finora aprono la possibilità a diversi scenari di utilizzo, vediamone alcuni.
Mattermost per lo smart working
Questo era un caso di utilizzo abbastanza specifico fino a qualche tempo, nell’era post-covid è quanto mai attuale.
Lavorare da remoto fa perdere il contesto, non riusciamo a capire cosa sta succedendo in azienda, ci isola e va a incidere negativamente sulla comunicazione interna.
L’uso di uno strumento come questo permette di avere una panoramica abbastanza completa delle conversazioni e delle problematiche affrontate dai nostri colleghi.
L’app mobile e la modalità web consentono di lavorare in qualsiasi posto e in qualsiasi momento, oltre a renderci continuamente raggiungibili.
L’operatività da remoto è molto efficace, tanto che una volta impostato il lavoro in questo modo se un membro del tuo team si trova in azienda, a casa o in un bar, per te, è assolutamente indifferente: Mattermost sarà il canale di default in cui dialogare.*
E’ inoltre possibile impostare il nostro “stato”, se siamo lontani dal PC o abbiamo bisogno di non essere disturbati, in questo puoi disabilitare tutte le notifiche.
Mattermost per aziende dell’IT
Chi fa supporto ai propri clienti si trova spesso a doversi confrontare sulle problematiche aperte. “Chi ha mai visto questo errore? Come si fa questa procedura? Esiste documentazione su questa richiesta?”
Sono le domande classiche che attraversano i gruppi di supporto. Mattermost permette di aprire una discussione contemporaneamente con tutto il reparto e dato che tutti leggono è ancora più probabile trovare l’informazione che stavamo cercando.
Diventa interessante a questo punto usare canali appositi per la manutenzione, dove avvertiamo tutta l’azienda quando è necessario spegnere server, riavviare apparati o annunciare aggiornamenti.
Da ultimo sono possibili canali infra-aziendali quando è indispensabile coinvolgere su alcuni problemi persone al di fuori del supporto: l’imprenditore, lo sviluppo, il marketing o il reparto commerciale.
Cosa fare in conclusione per migliorare la comunicazione interna aziendale
E’ possibile comprendere che uno strumento di questo genere si presti agli scenari più disparati:
- gestione dei progetti: definire chi deve fare cosa
- supporto e domande/risposta in tempo reale
- confronto sul prossimo progetto da affrontare
- organizzazione di un webinar online: speaker, agenda e promozione
- gestione delle riunioni: definizione dell’agenda, link a documenti e sondaggio per data/orario
Ci aiuta a superare i limiti delle email e della chat 1:1, ci protegge dal caos dei gruppi WhatsApp grazie ad una intelligente suddivisione in canali delle conversazioni.
Risolvere tanti problemi della comunicazione interna in azienda, amplifica i benefici delle informazioni pubbliche e il coinvolgimento delle persone interessate.
Soprattutto in questo periodo , la chat aziendale potrebbe diventare veramente la killer application per migliorare la comunicazione interna aziendale
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